Cyclorizon, Club cycliste

Assemblée générale annuelle

 

Jeudi  11 octobre 2018

Centre communautaire de Cap-Rouge

4473 rue St-Félix (Québec)

 

Procès-verbal

 

  1. Mot de bienvenue du président

 

Réjean Dubois souhaite la bienvenue aux membres de l’assemblée.

  1. Vérification du quorum et ouverture de l’assemblée

 

Le minimum requis pour tenir l’assemblée est de 20 personnes selon l’article 6.5. À 19 h 00, 45 personnes étaient présentes et Réjean Dubois ouvre l’assemblée.

  1. Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée

 

Il est proposé par Réjean Dubois et appuyé par Pierre Breton que Guy Levesque soit nommé président d’assemblée.

 

Il est proposé par Réjean Dubois et appuyé par Lynda Chabot que Danielle Simard soit nommée secrétaire d’assemblée.

  1. Adoption de l’ordre du jour

 

Guy Levesque fait lecture de l’ordre du jour. Il précise que les participants pourront demander la parole au point 12 de l’ordre du jour; Attentes concernant les activités du Club.

 

Sur proposition de Carol Abel, appuyée par Odette Lapierre, l'ordre du jour est adopté à l'unanimité.

  1. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale du 20 octobre 2016

 

Guy Levesque fait lecture du procès-verbal.

 

Sur proposition de Pierre Breton, appuyée par Josée Savard, le procès-verbal est adopté à l’unanimité.

Pierre Breton se questionne sur le suivi apporté aux attentes concernant les activités, le point # 12. Guy Lévesque mentionne que nous y reviendrons lors de ce même point.

 

  1. Présentation des rapports d’activités

 

    1. Président, Réjean Dubois
  • Le président dépose son rapport et en fait lecture sous le thème de Notre grande randonnée.
  • Le président dresse les grandes lignes de la saison.
  • Le président remercie les membres du Conseil d’administration.
  • Le président informe l’assemblée de la tenue du souper de remerciement des bénévoles qui se tiendra le 25 octobre 2018. Les bénévoles de la saison recevront une invitation par courriel.

 

    1. Vice-président aux voyages, Gaétan Lajoie
  • En l’absence du vice-président, Danielle Simard dépose le rapport et en fait lecture.
  • Sous le thème, Des voyages à la carte, elle présente un bref résumé de chacune des différentes escapades de la saison 2018 sous le signe de la chaleur : Cuba, Les Patriotes au camp musical d’Orford, la St-Jean-Baptiste au camp musical d’Asbestos, L’aventure en cyclotourisme au Saguenay, les Finger Lakes – New-York et Le Pique-nique Pentathlon au Verger à Ti-Paul.
  • Guy Lévesque  remercie tous les collaborateurs, bénévoles et organisateurs des activités de la saison.

 

    1. Vice-président aux randonnées, Jean Audet
  • Le vice-président dépose son rapport et en fait lecture.
  • Il souligne la formation des nouveaux, les habiletés à vélo, la formation sur les côtes et celle de RWGPS.
  • Aucune formation d’encadreur n’a été donnée encore cette année.
  • Il nous parle d’un nouvel indice de difficulté; l’indice IBP qui permet une meilleure évaluation de la difficulté d’un itinéraire.
  • Il souligne la difficulté à choisir des parcours en soirée qui répondent aux critères des membres; distance, proximité, variété et tranquillité. Il précise que 7 sorties ou événements ont dû être reportés ou annulés.

 

    1. Vice-présidente aux opérations, Véronique Tremblay
  • La vice-présidente dépose son rapport et en fait lecture.
  • La soirée de clôture 2017 à l’Aquarium.
  • La soirée d’ouverture au Club de golf de Cap-Rouge, un franc succès.
  • Les  sessions d’habiletés à vélo animées encore cette année par Pierre Lahaie et l’atelier des côtes avec Martin Lambert.
    • La vice-présidente remercie les bénévoles des journées d’habiletés à vélo, d’atelier des côtes, des soirées d’ouverture et de clôture et souligne la très belle collaboration des GO du week-end : François Lachance, Richard Dufresne, Michel Plourde, Lucie Sanctuaire, Paul Gagnon et André Mardini.

 

    1. Vice-président aux communications, Denis Paquet
  • Le vice-président nous dresse un résumé de ses activités et remettra son rapport à la secrétaire.
  • 25 infolettres ont été produites avec une consultation de 45% à 60%.

 

    1. Vice-président au marketing, Pierre Thibault
  • Le vice-président étant absent, Réjean Dubois dépose le rapport et en fait la lecture. Il souligne la belle collaboration du commanditaire, Sport Olympe.
  • Le vice-président mentionne les 2 activités commanditées par celui-ci: la Vente du Pro et la randonnée Défi de l’étape.
  • Il nomme et remercie l’ensemble des partenaires.
  1. Présentation des états financiers du Club par le trésorier, François Lachance.

 

Le rapport est déposé officiellement sur place avec états comparatifs 2016, 2017 et 2018.

Les points à souligner sont :

  • L’augmentation des revenus de cotisation.
  • La légère augmentation des commandites et la diminution des revenus des activités sociales.
  • Les voyages ont coûté plus chers aux membres en raison de la formule tout-inclus.
  • L'augmentation des dépenses reliée à la mise à jour du site Web.
  • François explique le remboursement de 35$ effectué à chacun des campeurs des Finger Lakes.
  • François contactera Vélo Québec qui n’a pas facturé la cotisation du Club cette année.

 

Les commentaires suivants sont émis :

  • Julie Demers questionne le non remboursement à ceux qui étaient en gîte.
  • Pierre Breton demande le nombre de membres du club, lequel est autour de 320 membres.

 

Il est proposé par Pierrette Lamontagne et appuyé par Carole Abel que les états financiers soient adoptés. Adoption à l’unanimité.

 

  1. Cotisation des membres pour la saison 2018

 

Réjean Dubois propose le statut quo, soit 45$ avant la soirée d’ouverture et 55$ après celle-ci.

 

La cotisation pour l’année 2019 sera donc de 45$ avant la soirée d’ouverture et de 55$ après celle-ci.

 

Proposé par Odette Lapierre et appuyé par Carole Abel.

  1. Élection des membres du conseil d’administration pour la prochaine année

 

Le président d’assemblée fait un rappel des procédures d’élection et précise que la durée du mandat est d'un an.

 

Nomination du président

 

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par André Mardini que Réjean Dubois soit nommé à titre de président.

Réjean Dubois accepte de renouveler son mandat.

 

Nomination du VP voyages

 

Il est proposé par Marlène Lapierre et appuyé par Pierrette Lamontagne que Gaétan Lajoie soit nommé à titre de VP voyages.

 

Gaétan Lajoie a signifié par procuration verbale son acceptation de renouveler son mandat de VP voyages.

 

Nomination du VP randonnées

 

Il est proposé par Pierre Breton et appuyé par Diane Gelly que Jean Audet soit nommé à titre de VP randonnées.

 

Jean Audet accepte de renouveler son mandat de VP randonnées.

 

Nomination du VP opérations

 

Il est proposé par Pierrette Bergeron et appuyé par Odette Lapierre que Véronique Tremblay soit nommée à titre de VP opérations.

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par Suzanne Morin que Lucie Sanctuaire soit nommée à titre de VP opérations.

Il est proposé par Jocelyn Coté et appuyé par Richard Dufresne que Christine Demers soit nommée à titre de VP opérations.

 

Christine Demers refuse la fonction de VP opérations.

Lucie Sanctuaire refuse la fonction de VP opérations.

Véronique Tremblay refuse la fonction de VP opérations.

Christine Demers accepte en deuxième intention la fonction de VP opérations.

 

Nomination du VP communications

 

Il est proposé par Odette Lapierre et appuyé par Lynda Chabot que Denis Paquet soit nommé à titre de VP communications.

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par Claude Céré que Pierre Breton soit nommé à titre de VP communications.

 

Pierre Breton refuse la fonction de VP communications.

Denis Paquet accepte de renouveler son mandat de VP communications.

 

Nomination du VP marketing

 

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par Karin Taquet que Pierre Breton soit nommé à titre de VP marketing.

Il est proposé par Odette Lapierre et appuyé par Odette Parent que Pierre Thibault soit nommé à titre de VP marketing.

Il est proposé par Lynda Chabot et appuyé par Josée Savard que Jocelyn Potvin soit nommé à titre de VP marketing.

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par Carole Abel que Odette Lapierre soit nommée à titre de VP marketing.

Il est proposé par Claude Céré et appuyé par Marlène Lapierre que Diane Gelly soit nommée à titre de VP marketing.

 

Diane Gelly refuse la fonction de VP marketing.

Odette Lapierre refuse la fonction de VP marketing.

Jocelyn Potvin refuse la fonction de VP marketing.

Pierre Thibault a signifié son refus de poursuivre la fonction de VP marketing.

Pierre Breton refuse la fonction de VP marketing.

Le poste de VP marketing demeure donc vacant, il sera à combler par le CA. Le président mentionne qu’une personne ayant de l’intérêt, doit le signifier au CA.

 

Nomination du trésorier

 

Il est proposé par Carole Abel et appuyé par Julie Demers que François Lachance soit nommé à titre de trésorier.

Il est proposé par Pierrette Lamontagne et appuyé par Suzanne Morin que Marlène Lapierre soit nommée à titre de trésorière.

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par Josée Savard que Luc Boisvert soit nommé à titre de trésorier.

 

Luc Boisvert refuse la fonction de trésorier.

Marlène Lapierre accepte la fonction de trésorière.

François Lachance refuse la fonction de trésorier.

 

Nomination de la secrétaire

Il est proposé par Diane Gelly et appuyé par Josée Savard que Pierre Breton soit nommé à titre de secrétaire.

Il est proposé par Véronique Tremblay et appuyé par Christine Demers que Lucie Sanctuaire soit nommée à titre de secrétaire.

Il est proposé par Pierrette Bergeron et appuyé par Lynda Chabot que Danielle Simard soit nommée à titre de secrétaire.

 

Danielle Simard refuse la fonction de secrétaire.

Lucie Sanctuaire accepte la fonction de secrétaire.

Pierre Breton refuse la fonction de secrétaire.

 

Diane Gelly propose une motion de félicitations.

 

  1. Système de parrainage pour les nouveaux membres – proposition

 

Sylvain Bouchard suggère qu’un système de parrainage soit mis en place afin de faciliter l’intégration des nouveaux membres. Il propose que les parrains soient identifiés à la soirée d’ouverture, qu’un coordonnateur des parrains soit nommé et que ceux-ci roulent quelques sorties avec les nouveaux.

 

Lynda Chabot propose que cette avenue soit explorée par la CA.

Claude Céré suggère d’examiner cela au regard de l’expérience antérieure avec Jean-Luc Drolet.

Odette Lapierre mentionne que les nouveaux sont généralement référés par un membre du club qui accompagne le nouveau les premières fois et que la fonction d’encadreur répond aussi en partie à ce besoin.

Odette Parent se demande si ce besoin est exprimé lors des journées d’accueil.

Lynda Chabot mentionne que les rôles de parrain et d’encadreur sont différents.

Denis Paquet se questionne sur la rétention des nouveaux cette année.

 

Le président, monsieur Guy Lévesque propose donc que le CA évalue la pertinence et au besoin les modalités du parrainage. Proposition appuyée par Pierrette Lamontagne.

 

  1. Sondage annuel auprès des membres en  regard de la satisfaction reliée aux

      activités du Clubproposition

 

     Sylvain Bouchard propose qu’un sondage soit effectué en regard de la satisfaction des

     membres. Un questionnaire rapide avant l’AGA serait un bon outil de rétroaction.

     Pierre Breton appuie cette proposition.

 

  1. Implication des bénévoles, mentions et remerciements

 

Réjean Dubois remercie les bénévoles pour leur implication et mentionne qu’ils recevront une invitation personnalisée via le courriel pour le souper qui se tiendra le jeudi 25 octobre à 18 h 00 au restaurant Pacini de Ste-Foy.

 

13. Identification des bénévoles pour les activités 2018

 

Les personnes suivantes manifestent leur intérêt;

  • Lynda Chabot, un voyage.
  • Ginette Gagné, le voyage de la St-Jean.
  • Sylvain Bouchard, le voyage de cyclotourisme.
  • Pierrette Bergeron, offre son aide pour la semaine estivale.
  • Diane Gelly, Andrée Deschènes, Lise Grimard, Suzanne Morin, Julie Demers, Carole Abel, Christine Demers, Lucie Sanctuaire, André Mardini, Karin Taquet et François B.
  1. 14.Attentes concernant les activités du Club.

 

Tel que mentionné au point # 5 voici les précisions concernant les attentes de l’AGA 2017

  • Véronique Tremblay mentionne que le concours de photos n’aura pas lieu dû au manque d’intérêt. Les membres utilisent la page Facebook du club pour publier leurs photos.
  • Par ailleurs, Claude Céré mentionne que la page Facebook a besoin d’amour dont le remplacement de la photo d’accueil. Denis Paquet mentionne qu’il s’en occupera.
  • Réjean Dubois mentionne que plus de voyages ont été fait avec hébergement à la demande d’un membre.
  • Réjean Dubois mentionne que nous avions signé un contrat de 2 ans avec notre commanditaire principal, il n’est donc pas négociable cette année.
  • Réjean Dubois a parlé avec madame Nathalie Labrecque de la ville de Québec concernant un comité concernant le réseau cyclable. Il est toujours en attente d’une réponse, aucun retour de la ville.

 

Attentes concernant les activités du Club 2018

  • Lynda Chabot fait un rappel concernant le voyage à Cuba au printemps. Jibacoa a été annulé et il reste quelques places pour Varadéro.
  • Elle nous informe aussi que le voyage prévu en mai 2019 en Corse a été annulé et qu’il reste quelques places pour celui de septembre.
  • Lynda Chabot nous parle de 2 activités auxquelles elle a participé :
    • La traversée du parc des Laurentides, une journée sans bagage. Elle peut donner les coordonnées.
    • Randonnée du col du Fjord-du-Saguenay, une sortie haut de gamme de Chicoutimi à l’Anse St-Jean.
  • Lynda Chabot mentionne que l’accès à la liste des membres et leurs coordonnées facilitent l’organisation des voyages. Elle souhaite qu’elle redevienne accessible. Pierre Breton mentionne que la demande a été faite au fournisseur, il a insisté pour qu’il développe un module avec acceptation de divulgation des coordonnées. Il relancera celui-ci.
  • Odette Lapierre s’informe de notre commandite. Avons nous atteint le montant qui permet au Club de recevoir 1,000$ supplémentaire. François Lachance vérifiera.
  • Claude Céré suggère que le club ait un kiosque au Salon du vélo en mars afin de favoriser le recrutement. Il propose que le CA se penche sur la faisabilité et les coûts. Gilles Champagne suggère de vérifier auprès de notre commanditaire afin de partager une table.
  • Pierrette Lamontagne suggère que l’eau embouteillée fournie après la randonnée le soit à même une grosse cruche et que les membres utilisent leur gourde.
  • Jocelyn Potvin se demande si le maillot sera blanc c’est-à-dire inversé ou si c’est seulement la camisole. Réjean Dubois répond que pour le moment c’est la camisole seulement.
  • Lynda Chabot mentionne que tous les regroupements se positionnent sur la consommation du cannabis, le club a-t-il prévu un Rouler sans fumée ?
  • Lyne Allard amène la question des relais par la gauche. Réjean Dubois mentionne que nous avons eu des discussions au CA;
    • Le club a plus de 30 ans.
    • Il n’y a pas eu d’accident lors des relais par la droite.
    • Le CA n'a pas vu d’avantages au changement.
  • Quelques commentaires sont émis ;

Pierrette Lamontagne = laisser le peloton décider,

Claude Céré = répéter la consigne souvent,

Julie Demers = se laisser descendre rapidement pour libérer la voie,

Lucie Sanctuaire = le préciser dans le Méli-Vélo.

  • Chantal Jacques se questionne sur le droit au vélo électrique. Réjean Dubois mentionne que notre position est maintenue, pas de vélo électrique.
  • Claude Céré fait un rappel concernant les assurances via Vélo Québec et note l’importance de celle-ci, en plus de celle offerte par la ville de Québec, François Lachance les contactera.

 

  1. Levée de l’Assemblée

 

Il est proposé par Jocelyn Coté  que soit levée l’assemblée annuelle des membres du Club cycliste Cyclorizon. Lyne Allard appuie cette proposition qui est approuvée à l’unanimité. L’assemblée est levée à 9 h 30.

 

 

Rédigé par Danielle Simard, Secrétaire d’assemblée 2018.

Date de rédaction : 30 octobre 2018.

 

Résumé

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